Compliance-Muster für Kunden

Chat-Assistent ({{Firmenname}} / rinqo)

Wir setzen auf dieser Website einen KI-gestützten Chat-Assistenten ein, der
von rinqo (Betriebs-Infrastruktur in Deutschland) bereitgestellt wird. Wenn
du den Chat öffnest, wird eine zufällige Besucher-Kennung im Speicher deines
Browsers (localStorage) abgelegt, damit dein Gesprächsverlauf erhalten bleibt
und wir Folgefragen zuordnen können. Diese Kennung enthält weder Name noch
E-Mail. Weitere Informationen und die Speicherdauer findest du in unserer
Datenschutzerklärung: {{Datenschutz-URL}}.

[ Ablehnen ]   [ Einstellungen ]   [ Einwilligen und Chat öffnen ]

KI-gestützter Chat-Assistent

Auf dieser Website setzen wir einen KI-gestützten Chat-Assistenten ein. Der
Dienst wird von rinqo betrieben (Anbieter-Angaben im abgeschlossenen
Auftragsverarbeitungsvertrag). rinqo verarbeitet die Chat-Inhalte in unserem
Auftrag gem. Art. 28 DSGVO auf Servern in Deutschland (Hetzner Online GmbH,
Falkenstein/Nürnberg).

Verarbeitete Daten: deine Chat-Nachrichten, technische Metadaten (Zeitstempel,
IP-Adresse gekürzt, User-Agent) und eine im Browser gespeicherte
Besucher-Kennung. Wenn du uns deine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer im
Chat mitteilst, werden auch diese zu den oben genannten Zwecken verarbeitet.

Zweck: Beantwortung deiner Anfragen, Leadqualifizierung, Terminvereinbarung
(sofern aktiviert). Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1
lit. a DSGVO sowie die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6
Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen, indem
du das Chat-Fenster schließt und die Besucher-Kennung im Browser löschst;
die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt zulässig.

Speicherdauer: {{Speicherdauer in Tagen, z.B. 90}} Tage, soweit keine
gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z.B. §§ 147 AO, 257 HGB) eine längere
Speicherung erfordern.

Übermittlung an Dritte: Zur Beantwortung werden die Chat-Inhalte an den von
rinqo eingesetzten Sprachmodell-Anbieter übermittelt — Azure OpenAI Service
(Microsoft Ireland Operations Ltd., Verarbeitung innerhalb der EU Data
Boundary, Region Schweden). Microsoft trainiert vertraglich nicht auf
Kundendaten. Eine aktuelle und vollständige Liste aller Sub-Prozessoren
inkl. Firmenangaben und DPAs findest du unter
https://rinqo.de/sub-processors.

Hinweis nach EU AI Act Art. 50: Du interagierst mit einem KI-System, nicht
mit einem Menschen.

Du schreibst gerade mit einem KI-Assistenten von {{Firmenname}}. Mehr
Informationen zur Verarbeitung findest du in unserer Datenschutzerklärung.

KI-gestützter Telefon-Assistent

Wenn du uns unter der Nummer {{Rufnummer}} anrufst, nimmt ein KI-gestützter
Sprachassistent den Anruf entgegen. Der Dienst wird von rinqo in unserem
Auftrag gem. Art. 28 DSGVO bereitgestellt. Plattform, Datenbank, Redis und
Vector-Datenbank laufen ausschließlich auf Servern in Deutschland (Hetzner,
Falkenstein/Nürnberg); die Telefonie wird über Twilio Ireland Ltd. abgewickelt
(EU-PoP Dublin/Frankfurt). Zur Transkription nutzt rinqo Deepgram (EU-Region
Irland), zur Sprachsynthese KugelAudio (USA), für die Antwort-Generierung
Azure OpenAI Service (Microsoft Ireland Operations Ltd., Verarbeitung in der
EU Data Boundary, Region Schweden — Microsoft trainiert vertraglich nicht
auf Kundendaten).
Übermittlungen in die USA (KugelAudio, Twilio, Deepgram als
US-Muttergesellschaften) erfolgen unter geeigneten Garantien:
Standardvertragsklauseln (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914) in
Verbindung mit dem EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss
vom 10.07.2023).

Verarbeitete Daten: deine gesprochenen Inhalte (transkribiert), die
Ausgabe des KI-Assistenten, die Rufnummer des Anrufers (soweit übermittelt),
Zeitstempel und technische Metadaten.

{{OPTIONAL, nur wenn Aufzeichnung aktiv: Sofern du hierzu zu Beginn des
Gesprächs eingewilligt hast, wird das Gespräch für Schulungs-,
Qualitätssicherungs- und Nachweiszwecke aufgezeichnet. Die Aufzeichnung
wird nach {{Aufbewahrung in Tagen, z.B. 30}} Tagen automatisch gelöscht.}}

Zweck: Beantwortung deiner Anfrage, Terminvereinbarung, Weiterleitung an
Mitarbeitende. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
(vorvertragliche bzw. vertragliche Maßnahmen) sowie, soweit aufgezeichnet
wird, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (deine ausdrückliche Einwilligung am
Anfang des Gesprächs). Die Einwilligung zur Aufzeichnung kannst du
jederzeit widerrufen, indem du uns unter {{Kontakt-E-Mail}} schreibst;
bis zum Widerruf erfolgte Aufzeichnungen bleiben zulässig.

Speicherdauer Transkripte: {{Speicherdauer in Tagen, z.B. 30}} Tage,
vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Eine aktuelle Liste der eingesetzten Sub-Prozessoren findest du unter
https://rinqo.de/sub-processors.

Hinweis nach EU AI Act Art. 50: Du sprichst mit einem KI-System, nicht
mit einem Menschen. Dieser Hinweis wird zusätzlich zu Beginn jedes
Telefonats hörbar angesagt.

Guten Tag, hier ist {{Firmenname}}. Ich bin ein KI-Assistent und helfe dir
bei deinem Anliegen.

{{OPTIONAL, nur wenn Aufzeichnung aktiv: Dieses Gespräch wird zur
Qualitätssicherung aufgezeichnet. Wenn du damit nicht einverstanden bist,
sage bitte jetzt „Nein" — dann beende ich den Anruf und verbinde dich mit
unseren Mitarbeitenden.}}

Wie kann ich dir helfen?

KI-gestützte E-Mail-Bearbeitung

E-Mails an {{Postfach-Adresse}} werden durch einen KI-gestützten Assistenten
vorverarbeitet und beantwortet. Der Dienst wird von rinqo in unserem Auftrag
gem. Art. 28 DSGVO betrieben; Plattform, Datenbank und Vector-Datenbank
laufen auf Servern in Deutschland (Hetzner, Falkenstein/Nürnberg). Zur
Erzeugung der Antworten wird der Nachrichteninhalt an den von rinqo
eingesetzten Sprachmodell-Anbieter übermittelt — Azure OpenAI Service
(Microsoft Ireland Operations Ltd., Verarbeitung in der EU Data Boundary,
Region Schweden). Microsoft trainiert vertraglich nicht auf Kundendaten.
Eine vollständige Liste inkl. Firmenangaben, Standorten und Rechtsgrundlagen
für Drittland-Übermittlungen findest du unter https://rinqo.de/sub-processors.

Verarbeitete Daten: Absenderadresse, Betreff, Nachrichteninhalt, Anhänge
(soweit auswertbar), Zeitstempel.

Zweck: Beantwortung deiner Anfrage, Kategorisierung, Weiterleitung an die
zuständige Person. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
(vorvertragliche bzw. vertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f
DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Korrespondenz); in diesem
Fall steht dir ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO zu.

Speicherdauer: {{Speicherdauer in Tagen, z.B. 180}} Tage, vorbehaltlich
gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (§§ 147 AO, 257 HGB).

Eine Liste der eingesetzten Sub-Prozessoren findest du unter
https://rinqo.de/sub-processors. Hinweis nach EU AI Act Art. 50: Die Antwort
wurde durch ein KI-System erstellt; ein entsprechender Hinweis wird im
Antwort-Text mitgeliefert.

Diese E-Mail wurde von einem KI-Assistenten von {{Firmenname}} vorbereitet
und geprüft. Wenn du mit unseren Mitarbeitenden sprechen möchtest, antworte
einfach mit „Mensch bitte" oder ruf uns unter {{Rufnummer}} an.
Datenschutzhinweise: {{Datenschutz-URL}}